Optimierung von Verwaltungsabläufen durch Nutzung eines Rahmenmodells zur Einführung von Enterprise-Content-Management-Systemen

Abstract

Da sich die Entwicklung von E-Government in Deutschland seit Jahren in einer Stagnation befand, verabschiedete die Bundesregierung im Jahr 2013 das sogenannte E-Government-Gesetz, flankiert von unterschiedlichen Initiativen. In den Jahren zuvor hatte sich im Bereich der Informationstechnologie mit Enterprise-Content-Management-Systemen eine neue Art von Plattform etabliert, die sich insbesondere zur Abbildung dokumentengestützter Prozesse und somit auch der digitalen Verwaltung nutzen lässt. Die Einführung eines solchen Systems im Zusammenhang mit einer Umgestaltung der Organisation hin zu einer durchgreifenden Digitalisierung ist ein komplexes Projekt mit vielen Wechselwirkungen. Da bürokratische Organisationen durch grundsätzlich vergleichbare Wirkmechanismen gekennzeichnet sind, wird in dieser Arbeit ein Rahmenmodell entwickelt, das die Einführung von Enterprise-Content-Management-Systemen in bürokratische Organisationen zum Zwecke einer elektronischen Verwaltungsarbeit umfassend abbildet und somit zur Vereinfachung, Standardisierung und Koordinierung dieser Projekte beitragen soll. Aufbauend auf rechtlichen Rahmenbedingungen, vergleichbaren Rahmenmodellen anderer Problemklassen und unter Nutzung von Expertenwissen sowie Nutzervorstellungen wird in dieser Arbeit unter Zuhilfenahme der Design-Science-Forschungsmethodik ein entsprechendes Rahmenmodell als Artefakt entwickelt, vorgeschlagen und anschließend im Rahmen einer Fallstudie empirisch evaluiert.

The use and further growth of E-Government, the execution of processes and interactions within governmental organisations as well as between citizens and governmental organisations, finds itself in an enduring phase of stagnation within Germany. The government has therefore reacted by enacting the E-Government Law along with different initiatives and programmes released around 2013, a time when Enterprise Content Management Systems have emerged and established themselves as new platform for the execution of document-driven processes. They therefore provide an adequate technical basis for the digitalisation of administrative governmental process flows. The implementation of these systems along with the organisational changes and readjustments for the sake of an enhanced digitalisation is a complex project including several independent factors. Since administrative governmental organisations are characterised by following the same set of principles underpinning their work mechanisms, this research work focusses on creating a framework for the implementation of Enterprise Content Management Systems in administrative organisations aiming at a higher digitalisation, with the framework facilitating, catalysing, standardising and orchestrating these projects. Derived from legal requirements, different frameworks of comparable domains as well as the knowledge of experts and the input of future users, this framework is created following the scientific approach of Design Science Research. After the artefact has been developed and proposed, it is evaluated in an empirical context within a case study.